Il “decreto” 28.12.2015 del Direttore Generale della DGSIA pubblicato nella Gazzetta Ufficiale del 7 gennaio 2016 e sul portale dei servizi telematici ai sensi dell’art. 34 del DM 44/2011 il successivo 8 gennaio 2016, ha portato a compimento il sistema delle attestazioni di conformità di atti e provvedimenti nel processo telematico regolando le modalità di attestazione della conformità apposta su documento informatico separato della copia informatica cui erano state demandate dal terzo comma dell’art 16/undecies del DL 179/2012 introdotto con il DL 83/2015, convertito con modifiche nella L 132/2015.
IL POTERE DI ATTESTAZIONE
Come è noto, il potere di autentica attribuito ai difensori e agli ausiliari del giudice era stato già introdotto al comma 9-bis dell’articolo 16-bis del Decreto Legge n. 179/2012, con il quale si stabiliva che il difensore, il consulente tecnico, il professionista delegato, il curatore e il commissario giudiziale possono autonomamente estrarre con modalità telematiche duplicati, copie analogiche o informatiche di tali atti e provvedimenti, attestando la conformità delle copie estratte ai corrispondenti atti contenuti nel fascicolo informatico.
Il successivo art 16/decies (introdotto con il DL 83/2015, convertito con modifiche nella L 132/2015) estende ai medesimi soggetti il potere di attestare la conformità di un atto processuale di parte o di un provvedimento del giudice formato su supporto analogico e detenuto in originale o in copia conforme, quando depositano con modalità telematiche la copia informatica, anche per immagine.
Nel processo esecutivo il comma 2 dell’art 16/bis del DL 179/2012 attribuisce al difensore il potere di attestazione di conformità delle copie conformi degli atti indicati dagli articoli 518, sesto comma, 543, quarto comma e 557, secondo comma, del codice di procedura civile è attribuito al difensore anche anche fuori dai casi previsti dal comma 9-bis e dall'articolo 16-decies dal comma 2.
In caso di notifica in proprio a mezzo PEC al difensore è attribuito dal comma 2 dell’art 3/bis della L 53/94 il potere di asseverazione di conformità all’originale dell’atto da notificare, nel caso questo sia stato ottenuto per scansione –copia per immagine- da un originale analogico nonché ex art 9 della medesima legge quando l'avvocato debba fornire prova della notificazione e non sia possibile fornirla con modalità telematiche.
LE MODALITA’ DI ATTESTAZIONE
Sono regolate dall’art 16/undecies del DL 179/2012
1 COPIA ANALOGICA – art 16/undecies comma 1
L’attestazione sulla copia analogica può essere apposta in calce o a margine della copia o su foglio separato, che sia pero' congiunto materialmente alla medesima (mediante spillatura ed eventualmente timbro di congiunzione).
Copia analogica
- In caso di deposito cartaceo (ad es copia autentica della sentenza impugnata)
- In caso di notifica a mezzo Ufficiale Giudiziario
- In caso di notifica in proprio a mezzo del servizio postale
- In caso di deposito cartaceo della prova dell’avvenuta notifica a mezzo PEC laddove non sia possibile il deposito per via telematica (Corte di Cassazione – Giudice di Pace)
2 COPIA INFORMATICA – art 16/undecies commi 2 e 3
Il DL 83/2015, convertito con modifiche nella L 132/2015, ha innovato il sistema di attestazione di conformità delle copie informatiche nel processo telematico, affrancandolo dalle regole dettate nel Codice di Amministrazione Digitale e nelle Regole tecniche sulla formazione del documento informatico di cui al DPCM 13 novembre 2014 (che prevedono l’apposizione sulla copia informatica dell’impronta informatica generata da una funzione matematica denominata hash e del riferimento temporale).
Esistono tre tipologie di copia informatica:
-
Copia informatica di documento analogico
definita dal CAD come “documento informatico avente contenuto identico a quello del documento analogico da cui è tratto”: consiste nella riproduzione del solo contenuto, riscritto manualmente o acquisito con procedura OCR (il risultato sarà, quindi, un testo selezionabile). -
Copia per immagine su supporto informatico di documento analogico
definita dal CAD come “il documento informatico avente contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto”: normalmente consistente nell’ acquisizione tramite scanner di un'immagine del documento o nella fotografia digitale del documento. -
Copia informatica di documento informatico
definita dal CAD come “il documento informatico avente contenuto identico a quello del documento da cui è tratto su supporto informatico con diversa sequenza di valori binari”. Si avrà, in tal caso, identità di contenuto, ma non di forma, testimoniata dalla diversa sequenza di bit. L'ipotesi tipica è la conversione di un file di testo (doc, odt) in un file PDF ovvero la copia del provvedimento o dell’atto di parte scaricato dal fascicolo informatico che contiene la visualizzazione grafica della firma digitale caratterizzata dalla “coccardina” ed inserita a margine dell’atto o del provvedimento.
Quando l'attestazione di conformità si riferisce ad una copia informatica, l'attestazione e' apposta:
-
) nel medesimo documento informatico (art 16/undecies comma 2)
ovvero - ) su documento informatico separato e l'individuazione della copia cui si riferisce ha luogo esclusivamente secondo le modalità stabilite nelle specifiche tecniche stabilite dal responsabile per i sistemi informativi automatizzati del Ministero della giustizia.
Se la copia informatica e' destinata alla notifica, l'attestazione di conformità è inserita nella relazione di notificazione (art 16/undecies comma 2).
Ipotesi a): Attestazione di conformità che si riferisce ad una copia informatica apposta nel medesimo documento informatico (art 16/undecies comma 2)
-
Se il documento è analogico l’attestazione può essere inserita in calce o a margine del documento o su foglio separato e viene successivamente effettuata la scansione del documento (che diventa pertanto unico)
-
Se è un documento informatico l’attestazione di conformità può essere inserita nel medesimo documento in formato PDF ricorrendo all’apposita funzionalità del programma Adobe Acrobat Reader (versione gratuita dalla 11 in poi) che consente l’inserimento del testo in un documento in formato PDF o programmi analoghi (ad es PDF-Exchange Viewer).
Ipotesi b): Attestazione di conformità che si riferisce ad una copia informatica apposta su documento informatico separato
Come detto, è l’ipotesi sulla quale è intervenuto il provvedimento 28.12.2015 del responsabile DGSIA che ha aggiunto al provvedimento 16.4.2014 (specifiche tecniche ex art 34 del DM 44/11) l’art 19/ter regolamentando le modalità di attestazione di conformità apposta su documento informatico separato.
Innanzitutto l’articolo introduce (al comma 1) un criterio generale di predisposizione del documento separato che vale in tutte le ipotesi di attestazione
Il documento informatico deve:
- essere in formato pdf;
- contenere una descrizione sintetica del documento di cui si sta attestando la conformità, (ad es. sentenza n. XXX del Tribunale di Y oppure, tenendo presente che l’art. 19/ter consente di inserire in un unico documento l’attestazione di conformità riferita a più atti, ricorso per ingiunzione Tizio contro Caio e decreto n XXX del Tribunale di Y Tizio contro Caio);
- contenere il nome del file (così come assegnato dal PdA o rinominato dal soggetto che compie l’attestazione ad es. il nome con il quale il documento di cui si attesta la conformità è salvato sul proprio sistema informatico);
- essere sottoscritto dal soggetto che compie l’attestazione con firma digitale o con firma elettronica qualificata.
Sono poi previste tre ipotesi di utilizzo del documento così come attestato conforme oltre ad una quarta di carattere meramente residuale:
-
1° CASO – DEPOSITO TELEMATICO (art 19-ter comma 2)
Il documento informatico contenente l'attestazione e firmato digitalmente (prima dell’inserimento) è inserito come allegato nella "busta telematica”; i dati identificativi del documento informatico contenente l'attestazione, nonchè del documento cui essa si riferisce, sono anche inseriti nel file DatiAtto.xml di cui all'art. 12, comma 1, lettera e. tale funzione dovrà al più presto essere implementata dalle software house che producono i redattori dal momento che che il file DatiAtto.xml in analisi viene generato direttamente da questi software e non dall’avvocato.
In attesa della specifica previsione del tipo atto (con ogni probabilità denominato attestazione di conformità) l’attestazione potrebbe essere depositata come allegato generico. -
2° CASO – NOTIFICA IN PROPRIO A MEZZO PEC (art 19-ter comma 3)
Così come stabilito dall’art 16- undecies l’attestazione di conformità redatta secondo il criterio generale (sintetica descrizione e nome file del documento autenticato) più sopra indicato va inserita nella relata di notifica (che dovrà essere firmata digitalmente). -
3° CASO – INVIO DELLA COPIA INFORMATICA E DELL’ATTESTAZIONE A MEZZO PEC (art 19-ter comma 4)
L’attestazione è inserita come allegato al messaggio di posta elettronica certificata (ad esempio nell’ipotesi di invio al Curatore ex art 93 della legge fallimentare di copia di provvedimento giudiziale o dell’invio ad una banca di copia autentica dell’ordinanza di assegnazione somma priva formula esecutiva nei pignoramenti presso terzi). -
4° CASO – NESSUNA DELLE IPOTESI PRECEDENTI (art 19-ter comma 5)
E’ una fattispecie del tutto residuale:
si pensi ad esempio all’invio di una copia informatica e della relativa attestazione di conformità a mezzo mail ordinaria.
In questi casi l'attestazione di conformità è inserita in un documento informatico in formato PDF contenente i medesimi elementi di cui al primo comma, l'impronta del documento informatico di cui si sta attestando la conformità e il riferimento temporale di cui all'art. 4 comma 3 del decreto del Presidente del Consiglio dei ministri 13 novembre 2014. Il documento informatico contenente l'attestazione è sottoscritto dal soggetto che compie l'attestazione con firma digitale o firma elettronica qualificata. L’impronta del documento (ma non il riferimento temporale) può essere omessa laddove il documento informatico contenente l'attestazione di conformità è inserito, unitamente alla copia informatica del documento, in una struttura informatica idonea a garantire l'immodificabilità del suo contenuto (ad esempio su un disco ottico o comunque su un supporto che assicura la leggibilità nel tempo così come previsto nelle ipotesi di protocollazione o archiviazione elettronica)
L’ATTESTAZIONE DI CONFORMITA’ PUO’ ESSERE RIFERITA AD UNA PLURALITÀ DI DOCUMENTI, evitando così il rischio di dover redigere un’attestazione separata per ogni documento oggetto di autenticazione.
SI RAMMENTA CHE IL DUPLICATO INFORMATICO NON NECESSITA DI ATTESTAZIONE DI CONFORMITÀ.
