Scatta il 12 Agosto 2016 l’obbligo per i COA di adeguarsi alla normativa dettata dal Codice dell’Amministrazione Digitale
E’ noto come gli ultimi due anni siano stati densi di novità in materia di digitalizzazione per tutti i soggetti giuridici tenuti all’osservanza del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), tra i quali rientrano gli Ordini professionali quali Enti pubblici non economici.
Con il DPCM 13.11.2014 sono infatti state dettate quelle norme tecniche che consentono, in particolare, la piena attuazione dell’art 40 del CAD, il quale prevede che “le pubbliche amministrazioni formano gli originali dei propri documenti con mezzi informatici secondo le disposizioni di cui al presente codice e le regole tecniche di cui all’articolo 71”.
L’art. 17 del richiamato DPCM prevede al comma 2 che “Le pubbliche amministrazioni adeguano i propri sistemi di gestione informatica dei documenti entro e non oltre diciotto mesi dall’entrata in vigore del presente decreto”(11 febbraio 2015).
A decorrere dal 12 agosto gli Ordini avranno pertanto l’obbligo:
- di formare gli originali dei documenti amministrativi in forma di documenti informatici; a tal fine si ricorda che le regole tecniche indicano molteplici forme per la redazione degli stessi, ovvero:
- l’utilizzo di appositi software (es. attraverso i classici strumenti di videoscrittura);
- l’acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico o mediante l’acquisizione della copia informatica di un documento analogico (es. tramite un procedimento di scannerizzazione di documenti formati in origine su carta);
- la registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari (es. riempimento di form messi a disposizione degli utenti per la richiesta di certificazioni o per l’avvio di procedimenti amministrativi).
Naturalmente, nel processo di formazione del documento informatico, un ruolo preminente verrà assunto dalla firma elettronica, che dovrà sostituire la firma analogica.
- di trattare come documenti informatici amministrativi tutte le istanze e/o comunicazioni che provengano dall’esterno, con conseguente onere di digitalizzazione (mediante scansione) di quanto provenga dall’esterno in forma cartacea.
Con l’applicazione del richiamato DPCM giungerà pertanto a compimento il percorso di evoluzione in senso digitale delle pubbliche amministrazioni tenute al rispetto del Codice dell’Amministrazione Digitale.
In allegato pubblichiamo anche un breve schema che illustra le modalità di redazione a norma dei documenti (link).
Il gruppo di lavoro della FIIF è disponibile a fornire ai COA eventuale supporto del quale avessero bisogno.
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- Infografica – redazione a norma dei documenti
- Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri – 13 novembre 2014, recante “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40,comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005.
- Codice dell’amministrazione digitale – Decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82
