IL PROCESSO TELEMATICO TRIBUTARIO E LA FIRMA DIGITALE DEGLI ALLEGATI: ADEMPIMENTO NECESSARIO O AGGRAVIO EVITABILE?

Come noto, una delle particolarità del processo telematico tributario è l’obbligo di firmare digitalmente ogni allegato depositato dal professionista, inclusi i singoli documenti prodotti in corso di procedimento.

A fronte di tale adempimento, certamente gravoso e fonte di lungaggini nelle procedure di deposito, ci si interroga sull’effettiva necessità di tale adempimento e, soprattutto, sulle esigenze di giustizia che si vorrebbero tutelare attraverso l’incombente in analisi. A tal proposito, da diverse fonti si è appreso che il Ministero delle Finanze giudicherebbe necessaria questa presenza massiva di firme digitali al fine di garantire la conservazione dei file depositati con modalità telematiche. Secondo gli organi della giustizia tributaria, invero, l’apposizione della firma digitale non solo garantirebbe l’inalterabilità dei dati contenuti nei file trasmessi e ne permetterebbe la leggibilità e possibilità di consultazione nel tempo.

A fronte di tale motivazione, appare opportuna una prima osservazione critica legata alla considerazione che in realtà la firma digitale di ogni documento versato in un sistema di conservazione è incombente non previsto dalle regole tecniche di cui al dpcm 3 dicembre 2013; a conferma di quanto precede è più che sufficiente la lettura del manuale di conservazione Sogei, che prevede opportunamente la conservazione sia di documenti firmati che di documenti non firmati (oltre che di documenti muniti di marcatura temporale).

È poi opportuna una riflessione sui momenti determinanti nel processo di conservazione.

Il primo è senza dubbio la generazione del pacchetto di versamento, ovverosia dell’aggregazione documentale che il produttore dei documenti invia al conservatore; successivamente detto pacchetto si trasforma in pacchetto di archiviazione secondo le specifiche contenute nell’allegato 4 del dpcm 3/12/2013 e secondo le modalità riportate nel manuale di conservazione.

È in tale ultimo momento che la firma digitale gioca un ruolo fondamentale a chiusura e garanzia dell’integrità degli oggetti da conservare; in tal caso però la firma (e l’eventuale marcatura temporale) sono apposti dal conservatore e non dal produttore del documento.

Nello scenario in analisi (conservazione di atti e documenti del processo tributario) possiamo a buon diritto ipotizzare che il pacchetto di versamento sia rappresentato dal fascicolo di primo grado, formato dagli atti e dai loro allegati, e dal relativo Indice che, redatto in conformità della norma UNISINCRO, contiene impronte e metadati dei singoli documenti. Tale aggregazione documentale si trasformerà poi in pacchetto di archiviazione una volta passato al vaglio (e alla firma del conservatore).

Tale successione procedimentale non richiede dunque per la sua attuazione che ogni oggetto affidato al conservatore sia munito di firma digitale. E per la verità tale incombente non appare necessario neppure per le altre finalità esposte dall’Amministrazione.

• Si sostiene innanzitutto che la firma di ogni atto ed allegato sarebbe funzionale a garantire “l’inalterabilità dei dati contenuti nei file trasmessi”.

A tal proposito occorre osservare che in realtà l’apposizione della firma digitale è solo una delle alternative ipotizzate dal dpcm 13 novembre ’14 per giungere alla creazione del cosiddetto documento informatico immodificabile.

Ai sensi delle regole tecniche in vigore occorre infatti individuare prima di tutto il documento informatico del quale si vuole assicurare l’inalterabilità (o immodificabilità):

• se si tratta di documenti informatici redatti mediante l’utilizzo di appositi strumenti software (es. documenti in PDF originati da conversione di file di testo), l’immodificabilità degli stessi potrà discendere da una o più delle seguenti operazioni (art. 3, comma IV, dpcm 13/11/14):

1. la sottoscrizione con firma digitale ovvero con firma elettronica qualificata;
2. l’apposizione di una validazione temporale;
3. il trasferimento a soggetti terzi con posta elettronica certificata con ricevuta completa;
4. la memorizzazione su sistemi di gestione documentale che adottino idonee politiche di sicurezza;
5. il versamento ad un sistema di conservazione.

Per quanto concerne il processo tributario telematico tributario questa tipologia di documenti corrisponde a quella dell’atto processuale in senso stretto (es. ricorso, memorie difensive) che effettivamente viene sottoscritto con firma digitale e, nel caso dei ricorsi, anche trasferito a mezzo posta elettronica certificata. In tal caso, in effetti, la firma digitale appare fondamentale per attribuire la paternità del documento, ancor più che garantirne l’immodificabilità.

• Laddove invece si voglia pensare con maggior precisione ai documenti allegati all’atto processuale il riferimento corretto appare quello di cui all’art. 3, comma V, del dpcm 13/11/14, ove si dispone:

nel caso di documento informatico formato ai sensi del comma 1, lettera b)[1], le caratteristiche di immodificabilità e di integrità sono determinate dall’operazione di memorizzazione in un sistema di gestione informatica dei documenti che garantisca l’inalterabilità del documento o in un sistema di conservazione.

In sostanza: nel caso in cui vengano acquisite copie (anche scansioni) di documenti l’inalterabilità degli stessi è il frutto di una procedura di gestione documentale che, per normativa vigente, non contempla l’apposizione della firma digitale.

Piuttosto occorre riflettere su di un aspetto: le regole tecniche paiono imporre un onere al soggetto che riceve il documento, dal momento che è il sistema di gestione documentale di costui che dev’essere in grado di garantire l’inalterabilità del documento (e peraltro il raggiungimento di un simile obiettivo non appare molto difficile dal momento che un’efficace opera di estrazione dei metadati e di calcolo dell’impronta informatica dei documenti appare sufficiente al raggiungimento di tale scopo).

Pare dunque di poter osservare che un sistema, come quello ipotizzato dalla Giustizia Tributaria, che demandi alla firma digitale il compito di assicurare l’inalterabilità anche delle produzioni documentali delle parti (che quasi sempre sono scansioni o file contenenti immagini o comunque copie informatiche di documenti informatici), non sia in realtà conforme al dettato delle regole tecniche sul documento informatico e finisca per addossare alle parti stesse oneri (che si riflettono in una oggettiva difficoltà di utilizzo del sistema) non funzionali al raggiungimento degli scopi che si dovrebbero raggiungere.

• Ulteriore argomentazione addotta a sostegno della necessità di apporre la firma digitale su ogni allegato documentale è che in tal modo si renderebbero i dati leggibili e consultabili nel tempo.

Anche in tal caso pare che l’operazione ipotizzata non pare cogliere nel segno, stante che la garanzia di leggibilità e fruibilità di un documento nel tempo è funzione precipua ed essenza della conservazione documentale (banalizzando il concetto: se si conserva un file pdf il conservatore avrà cura di archiviare non solo il file ma anche i font utilizzati per la redazione dello stesso) e non può trovare equipollenti nella sottoscrizione digitale.

Anzi, a ben vedere, laddove non necessaria (come nel caso delle produzioni documentali) la firma digitale addirittura appesantisce il processo di conservazione, dovendosi provvedere all’archiviazione non solo del documento ma anche della firma che lo accompagna.

In conclusione si può pertanto osservare che la soluzione scelta dagli organi della Giustizia Tributaria non appaia in realtà necessaria per garantire una corretta conservazione dei documenti acquisiti al processo e finisca in realtà per tramutarsi in un eccessivo aggravio a carico delle parti, sicché si auspica che sul punto vi sia un ripensamento nel senso della semplificazione delle procedure e dell’armonizzazione delle stesse con le vigenti regole tecniche in materia di formazione e conservazione dei documenti informatici.