ADEGUAMENTO SISTEMI PER LA CONSERVAZIONE: 11 APRILE, DOLCE DORMIRE?

L’11 aprile 2017 cesserà definitivamente di avere vigore la delibera CNIPA n. 11 del 2004 recante le “regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali”, che venne emanata in attuazione delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, di cui al d.p.r. 445 del 2000.

L’art. 14 del dpcm 3 dicembre ’13 prevede infatti che “i sistemi di conservazione già esistenti alla data di entrata in vigore del presente decreto sono adeguati entro e non oltre 36 mesi dall’entrata in vigore del presente decreto secondo un piano dettagliato allegato al manuale di conservazione. Fino al completamento di tale processo per tali sistemi possono essere applicate le previgenti regole tecniche. Decorso tale termine si applicano in ogni caso le regole tecniche di cui al presente decreto”.

I 36 mesi di cui alla suddetta norma verranno dunque a scadenza proprio l’11 aprile prossimo, sicché dal giorno seguente tutti i sistemi di conservazione dei documenti informatici dovranno essere adeguati alle disposizioni di cui al citato dpcm con definitiva archiviazione delle disposizioni della delibera CNIPA.

L’occasione è dunque opportuna per ribadire la scansione temporale prevista dalle regole tecniche in materia di conservazione dei documenti informatici:

• le infrastrutture di produzione e gestione dei documenti informatici, pubbliche e private, che non possedevano alcun sistema per la conservazione di questi ultimi dovevano adeguarsi alle regole tecniche entro il termine di entrata in vigore del dpcm in commento e cioè entro 30 giorni dalla data di pubblicazione del decreto in Gazzetta Ufficiale, avvenuta il 12 marzo ’13 (e dunque entro l’11 aprile ’13)
• solo le infrastrutture già in linea con le disposizioni della citata delibera CNIPA n. 11/2004 potevano godere della proroga prevista dall’art. 14, III comma, del dpcm 3 dicembre ’13.

In questo momento il pensiero dell’avvocato non può non correre da un lato ai sistemi di gestione documentale degli Ordini forensi, dall’altro all’infrastruttura del processo civile telematico (ma anche del processo amministrativo telematico, per la verità). In entrambi i casi si tratta di sistemi sui quali confluiscono una moltitudine di documenti informatici che dovrebbero essere archiviati secondo le norme in analisi ed in entrambi i casi le procedure di conservazione avrebbero dovuto essere realizzate entro i termini di cui all’art. 14, II comma, dpcm 2 dicembre ’13.

Constatazione, purtroppo, comune è invece che nessuna delle suddette infrastrutture ha adottato sistemi di conservazione a norma entro i termini previsti dalle regole tecniche, né si intravedono all’orizzonte iniziative in tal senso. Anche perché, pare opportuno evidenziarlo, negli ambiti in analisi le problematiche connesse alla gestione dei documenti non riguardano solo ciò che accade a valle del ciclo (l’archiviazione) ma concernono anche la fase a monte, vale a dire la formazione del documento.

Ci si trova infatti costantemente in presenza di oggetti carenti dal punto di vista dei metadati di struttura, al punto che quasi mai è possibile estrarre dagli stessi l’autore del provvedimento, ovvero un dato imprescindibile per un corretta conservazione (e prima ancora, indicizzazione) dei provvedimenti[1].

Con la piena entrata in vigore delle disposizioni di cui al dpcm 3 dicembre ’13 aumentano dunque le preoccupazioni legate alla gestione documentale dei documenti informatici prodotti nel processo civile, né migliori notizie paiono provenire dal fronte del processo amministrativo telematico, che pure ha codificato l’adesione alle regole tecniche dettate dal suddetto dpcm (si veda in tal senso l’art. 5, VII comma, del dpcm 40 del 2016). A fronte del dato testuale, infatti, in tale ambito si è scelto di affidare il deposito degli atti processuali ad una risorsa informatica (il portfolio PDF) che non è suscettibile di conferimento in un archivio informatico, non essendo aderente allo standard PDF/A previsto dagli allegati tecnici del dcpm 3 dicembre ’13 come formato da utilizzarsi per la corretta conservazione documentale.

L’occasione è dunque opportuna per rammentare come il tema rivesta massima urgenza sia dal punto di vista dell’organizzazione amministrativa degli Ordini forensi sia dal punto di vista dell’organizzazione della giustizia.

Ricordiamo infatti che funzione principe di un sistema di conservazione è garantire autenticità, integrità e leggibilità del documento informatico, che rischiano di essere evidentemente precarie in assenza del citato adeguamento normativo. Pensiamo ad esempio alle sentenze e ai provvedimenti decisori in generale: ante processo telematico questi documenti venivano conferiti in archivi (cartacei) istituiti presso i singoli uffici giudiziari per poi essere, a distanza di molti anni, trasferiti presso gli Archivi di Stato per poterne garantire una corretta conservazione ultracentenaria. Allo stato, attuale, a processo telematico (civile o amministrativo) vigente tali presidi non sono stati adottati, sicché ad esempio è legittimo nutrire qualche timore in ordine alla leggibilità dei documenti a distanza di tempo.

L’auspicio è pertanto che si giunga presto all’adozione di sistemi di conservazione dei documenti informatici aderenti al codice dell’amministrazione digitale (e agli standard internazionali dettati in materia) non tanto e non solo con l’animus della costrizione burocratica ma con la consapevolezza che si tratta di un passaggio fondamentale per la salvaguardia del patrimonio giuridico italiano.

Poiché il diritto vive nei procedimenti giudiziali e nei provvedimenti decisori, è fondamentale che di questi si tenga memoria pressoché perpetua e per ottenere tale risultato certamente non si può prescindere dalla corretta conservazione dei documenti informatici.