L’errore “Numero di ruolo non valido” e l’interpretazione della “terza PEC” in funzione delle istanze di rimessione in termini

Commento all'Ordinanza del Tribunale di Napoli del 16/12/2015, IV sezione,  Dr. Pietro Lupi

L'analisi dei messaggi di esito dei controlli automatici ed i documenti EsitoAtto.xml e DatiAtto.xml

(Ordinanza del Tribunale di Napoli del 16/12/2015, IV sezione,  Dr. Pietro Lupi)

1.         Al di là di ogni statistica, la fase più ansiogena per l’Avvocato che effettui un deposito telematico si colloca tra l’attesa del messaggio di esito dei controlli automatici e la relativa interpretazione in caso di errore: si cercherà nei paragrafi che seguono di attutire gli effetti della insufficiente chiarezza sintattica e contenutistica di tali messaggi, onde consentirne, ove possibile, di comprenderne il contenuto e valutare le scelte operative più opportune. Ciò appare di fondamentale importanza dacché la sottovalutazione o l’errata interpretazione dei messaggi di errore può condurre a conseguenze processuali pregiudizievoli, talvolta irrimediabili.

Con l’ordinanza in commento, il Tribunale di Napoli[1] ha respinto l’istanza di rimessione in termini del difensore che, pur avendo depositato la propria memoria anzitempo rispetto al termine assegnato, aveva ricevuto in tempi ragionevolmente brevi la terza PEC recante  messaggio “numero di ruolo non valido”, di fronte alla quale tuttavia nessun’attività aveva compiuto;  solo dopo alcuni giorni aveva quindi ricevuto in “quarta PEC”  il messaggio di rifiuto del deposito da parte del cancelliere a cagione del fatto che l’atto depositato non riguardava il fascicolo cui era stato diretto.

A fondamento del provvedimento di rigetto, il Tribunale ha  considerato che

«l’inosservanza del termine perentorio per il deposito della seconda memoria istruttoria, fissato all’8 settembre 2015, è stato determinato da un errore del depositante nell’indicazione del numero di ruolo del fascicolo in cui l’atto doveva essere inserito, 3577/2015 invece di 3557/2015»,  

ed ha valutato che l’errore in parola risultava

«riconoscibile da parte del mittente già pochi minuti dopo il deposito quando è pervenuta la terza ricevuta PEC contenente gli esiti dei cd. controlli automatizzati previsti dall’art. 13, co. 7, del DM 44/2011 e dall’art. 14 del Provv. Resp. S.I.A. del 16 aprile 2014 nei quali si evidenziava “Numero di ruolo non valido: il mittente non ha accesso al fascicolo. Sono necessarie verifiche da parte della cancelleria”».

A luce di tali considerazioni, prosegue il Tribunale,

«pur volendo ritenere che il cancelliere avrebbe dovuto subito rifiutare l’atto, già nella mattina del giorno 8 settembre 2015 e non il giorno 14 settembre, così consentendo all’istante di avere conoscenza del suo errore e di avere la possibilità di ripetere tempestivamente il deposito, l’inosservanza del termine perentorio è comunque attribuibile in parte anche al medesimo mittente che non solo ha indicato un numero diverso ma non si è neppure attivato per i necessari controlli sui propri applicativi per comprendere le cause della segnalazione della mancanza di legittimazione all’accesso in quel fascicolo evidenziata nel terza ricevuta PEC ».

In effetti, quello al “numero di ruolo non valido” costituisce uno dei messaggi di errore più frequenti dietro il quale si cela un ventaglio di ipotesi eterogenee, che vanno attentamente valutate – al di là del caso preso in esame con l’ordinanza in commento – anche in relazione al contenuto di DatiAtto.xml, la cui corretta lettura si impone nel momento in cui il contenuto della terza PEC sia di siffatto tenore.

2.         Una premessa di ordine generale appare irrinunciabile e riguarda la classificazione degli errori.

Questi possono suddividersi in tre categorie: WARN, ERROR e FATAL, secondo quanto dispone l’art. 14, comma 8, del Provv. DGSIA 16/4/2014. Possono altresì distinguersi in due macrogruppi: “errori forzabili” dal cancelliere ed “errori non forzabili” che non sempre sono sovrapponibili alle categorie, rispettivamente, di WARN ed ERROR (le prime due) e di FATAL (sicuramente la terza).

I WARN sono semplici allarmi, che in genere non risultano dalla terza PEC. Essi sono contrassegnati, nei sistemi informatici delle cancellerie, da un triangolo giallo. Molto frequente è il WARN “Lista di revoca non disponibile”, che avverte l’utente che il sistema non è riuscito a controllare se la firma del depositante, della quale già è stata verificata la validità, sia o meno inclusa in una lista di revoca.

Gli ERROR sono errori di vario genere, contrassegnati nei sistemi SICID e SIECIC con un pallino rosso. In linea di principio si tratta di errori  forzabili, ovvero che non impediscono l’accettazione del cancelliere: come si vedrà più avanti, però, ciò non è sempre vero e si impone quasi sempre una valutazione caso per caso.

Gli errori FATAL sono sempre non forzabili, perché su di essi il cancelliere non ha alcun potere e vengono raccolti in una sezione separata del SICID e SIECIC ove si contraddistinguono per un pallino nero.

Se per un verso è certo che il WARN costituisce un mero allarme, che non forma neanche oggetto di comunicazione all’utente per il tramite della terza PEC  e che, quindi, non impedisce l’accettazione della busta da parte del Cancelliere;  se è altrettanto certo che il FATAL integra un’ipotesi di errore tecnico talmente grave da impedire al Cancelliere qualsivoglia attività (tant’è che i depositi vengono relegati in un’apposita sezione del SICID e del SIECIC), è altrettanto sicuro che esistono casi di ERROR che impediscono l’accettazione da parte del Cancelliere, così come esistono casi limite in cui, nonostante l’esito positivo (assenza di errori formali) dei controlli automatici il deposito non può essere accettato (si pensi al caso del deposito di un’iscrizione a ruolo nei pignoramenti in cui si siano dedicati più di 80 caratteri, tra lettere e spazi, alla descrizione del titolo esecutivo, fattispecie nella quale il Cancelliere è impossibilitato ad accettare l’atto nonostante la terza pec indichi esito positivo).

Va peraltro segnalato che, ai sensi del comma 9 dell’art. 14 delle specifiche tecniche, «La codifica puntuale degli errori indicati al comma precedente è pubblicata e aggiornata nell’area pubblica del portale dei servizi telematici»: tale documento, che appare tuttavia riprodurre solo una parte degli errori,  è reperibile nel Portale Servizi Telematici, sezione documenti, a questo indirizzo.

3.         In questo quadro, l’errore “numero di ruolo non valido” (che si annovera tra gli ERROR) può abbracciare, come detto, un ventaglio di ipotesi diverse anche nelle conseguenze, ed è suscettibile di mietere molte vittime tra gli avvocati (vedasi l’ordinanza qui commentata) che facciano eccessivo affidamento sulla natura apparentemente forzabile dell’errore, che è in realtà forzabile solo a determinate condizioni.

Va ricordato che, come ribadito da ultimo al paragrafo 7 della Circolare DAG del 23.10.2015, «Le cancellerie, in presenza di anomalie del tipo WARN o ERROR, dovranno dunque, ove possibile, accettare il deposito, avendo tuttavia cura di segnalare al giudice ogni informazione utile in ordine all’anomalia riscontrata…». Tale possibilità va tuttavia valutata sia alla luce degli altri elementi a disposizione del Cancelliere (per es. il numero di R.G. fornito nell’epigrafe dell’atto principale),  ma anche e soprattutto in relazione all’organizzazione amministrativa dell’ufficio giudiziario destinatario del deposito: è infatti intuitivo che l’individuazione del fascicolo corretto da parte del cancelliere sarà tendenzialmente possibile in realtà organizzative piccole, laddove cioè vi sia un’unica sezione ed il cancelliere incaricato dell’accettazione abbia autorizzazioni estese a tutto l’Ufficio, e sarà invece tendenzialmente impossibile presso le grandi strutture giudiziarie caratterizzate da suddivisione in sezioni e, pertanto, da limitazione delle autorizzazioni in capo a ciascun operatore amministrativo.

Nella fattispecie all’esame del Tribunale di Napoli, peraltro,  pur trattandosi del mero errore materiale nell’indicazione del numero di R.G., al carattere forzabile dell’errore ha fatto da contrappunto la concreta impossibilità di risalire al fascicolo in conseguenza dell’elevato numero di sezioni in cui sono distribuiti gli affari civili. In analoga situazione,

Prima di entrare nel merito dell’esame delle cause di tal fatta di messaggio, va fatta qualche ulteriore premessa: come allegato al messaggio in esame (detto anche “terza pec”) rinverremo sempre un documento, EsitoAtto.xml, scritto dunque in linguaggio xml, la cui sintassi influenza il corpo dello stesso messaggio di posta certificata: il linguaggio xml non ammette infatti alcuni caratteri speciali, per il che questi vengono sostituiti da stringhe di testo (le c.d. “Entity-name”): troveremo infatti scritto, in luogo dell’apostrofo (‘) la stringa “&apos”; in luogo del carattere “&”, la stringa “&amp”;  in luogo di “<” la stringa “&lt”; in luogo di “>” la stringa “&gt” ed in luogo delle virgolette (“) la stringa “&quot”.

Tornando al messaggio di errore in esame (il quale si può verificare, giova sottolinearlo, solo per i depositi relativi a fascicoli già esistenti e pertanto contraddistinti da un numero di ruolo), l’allegato EsitoAtto.xml conterrà le seguenti informazioni:

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?><!DOCTYPE EsitoAtto SYSTEM "http://schemi.processotelematico.giustizia.it/Schemi/EsitoAtto.dtd"><EsitoAtto><IdMsgMitt>DEPOSITO Memoria di replica 183 Rossi c Bianchi</IdMsgMitt><IdMsgPdA><CodicePdA></CodicePdA><Anno></Anno><IdMsg>&lt;opec278.20151016090302.29871.04.1.15@pec.aruba.it&gt;</IdMsg></IdMsgPdA><DatiEsito><Impronta algoritmo="SHA-1" codifica="base64" tipoImpronta="File">Acx2yxHXwFp7Ppa+ErjLjrjpeb4=</Impronta><MsgEsito><NumeroRuolo>NNNNN/AAAA</NumeroRuolo><CodiceEsito>-1</CodiceEsito><DescrizioneEsito><![CDATA[

— Numero di ruolo non valido: Il mittente non ha accesso al fascicolo. Sono necessarie verifiche da parte della cancelleria.]]></DescrizioneEsito></MsgEsito><Tempo><Data>2015-10-16</Data><Ora zoneDesignator="+0200">09:11:04</Ora></Tempo></DatiEsito></EsitoAtto>

dove per “NNNNN/AAAA” si intende il numero di ruolo del fascicolo cui nel concreto è stato indirizzato il deposito.

Rispetto ad EsitoAtto.xml, il corpo del messaggio di  “ESITO CONTROLLI AUTOMATICI” è meno ricco di informazioni, dacché esso recherà esclusivamente la dizione: “Codice esito: -1.
Descrizione esito: Numero di ruolo non valido: Il mittente non ha accesso al fascicolo. Sono necessarie verifiche da parte della cancelleria”, laddove l’allegato in parola contiene sempre, come si è visto, anche l’indicazione del numero di ruolo del fascicolo verso il quale il deposito è stato indirizzato.

4.         Ulteriore premessa necessaria al corretto inquadramento della problematica è la considerazione  che nella formazione di una busta telematica per un deposito endoprocessuale vanno selezionati tre parametri fondamentali:

1. L’ufficio giudiziario destinatario: tale selezione avviene non solo con la scelta dell’indirizzo di posta certificata dell’ufficio destinatario, ma anche e soprattutto con l’indicazione corretta dell’ufficio nel corpo di DatiAtto.xml: in quest’ultimo, il software redattore  si occuperà di indicare un codice, composto da 10 numeri (nel solo caso della Corte di Cassazione,  la stringa si compone di 11 caratteri numerici), cui corrisponde anche il nome del certificato pubblico dell’ufficio prescelto. In altri termini, ove si selezioni il Tribunale Ordinario di Napoli, nel DatiAtto.xml verrà indicato l’ID 0630490096 ed il redattore provvederà a cifrare la busta Atto.enc con il certificato pubblico “0630490096.cer” in modo tale che la busta potrà essere aperta solo dal Cancelliere del Tribunale di Napoli;
2. Il registro
3. Il numero di ruolo del fascicolo.

Analogamente a quanto farebbe un postino alla ricerca di un indirizzo secondo le indicazione “Città”, “via” e “numero civico” (egli cercherebbe all’interno della città, la via e nella via il fabbricato con quel civico), la busta di deposito ricerca il Tribunale destinatario, all’interno di questi il registro selezionato e, infine, nell’ambito del registro, il numero di ruolo. E’ chiaro, quindi, che la selezione del fascicolo destinatario deve essere effettuata nell’esatto ordine indicato (Ufficio -> Registro -> Numero di Ruolo): ciò spiega la ragione per cui se si sbaglia “registro”  (selezionando, ad esempio, la “Volontaria” anziché il “Contenzioso Civile”) il deposito non potrà essere accettato dal cancelliere.

Altra osservazione che consegue a tale struttura del database dei registri informatici degli uffici giudiziari: se l’avv. Tizio deve depositare presso il

Tribunale di Napoli, registro contenzioso, ruolo XXX/2015,

nel quale egli è regolarmente costituito, il deposito indirizzato, ad esempio al

Tribunale di Napoli, registro volontaria giurisdizione, ruolo XXX/2015  

darà luogo sicuramente ad un messaggio di “numero di ruolo non valido”, a meno che lo sfortunato avvocato non sia costituito pure nell’altro registro in un fascicolo avente lo stesso numero di R.G..

Riassumendo: è sufficiente che sia errata la selezione di uno solo di questi parametri perché il sistema risponda con il messaggio in esame.

5.         Una delle cause più subdole di tale errore è costituita da una leggerezza che l’avvocato depositante compie in fase di creazione della busta.  Può accadere che, per distrazione, nelle prime schermate del redattore venga selezionato un ufficio giudiziario errato e che l’avvocato se ne avveda solo in un momento avanzato di creazione della busta, allorquando il redattore ne propone il relativo indirizzo PEC: in tali casi, il depositante ritiene (erroneamente) che scrivendo correttamente l’indirizzo PEC dell’ufficio desiderato il deposito abbia buon fine.

Se, per avventura, gli indirizzi PEC dei due uffici in questione sono gestiti dal medesimo server (come accade ad esempio per il Tribunale di Napoli e Tribunale di Napoli Nord), la terza PEC sarà di “numero di ruolo non valido”, e l’avvocato potrà avvedersene soltanto attraverso l’esame del DatiAtto.xml (verificando cioè quale ID sia stato selezionato), perché il deposito viene instradato in tali casi proprio dall’ID e dal certificato pubblico adoperato per la cifratura e non  dall’indirizzo della casella PEC.

In questo caso, per quanto l’errore sia teoricamente forzabile, non v’è strumento tecnico alcuno a disposizione del cancelliere per potervi porre rimedio, ed il deposito è destinato quindi inevitabilmente al rifiuto.

6.         Casi non patologici.   Può accadere, tuttavia, che l’avvocato sia regolarmente costituito nel fascicolo di interesse ma che il suo codice fiscale non sia stato correttamente inserito nei sistemi ovvero che egli non risulti affatto costituito: il codice fiscale dell’Avvocato costituisce, com’è noto, l’elemento di disambiguazione che permette al sistema di risolvere i numerosi casi di omonimia di avvocati. Può accadere peraltro che l’avvocato, pur regolarmente costituito nel fascicolo cartaceo, non sia stato inserito affatto nei SICID o nel SIECIC, magari perché nel fascicolo, non di recente formazione, risulti il solo nominativo del codifensore: anche tale evenienza costituisce una possibile causa di “numero di ruolo non valido”, che tuttavia non è patologica, nel senso che il cancelliere, trattandosi di ERROR, verificata la regolare costituzione del depositante nel fascicolo, accetterà il deposito.

Analogamente, può accadere che si debba depositare un atto in un fascicolo nel quale il depositante non si sia mai costituito: si pensi ad un’istanza di visibilità o ad un avviso di avvenuta opposizione a decreto ingiuntivo ex art. 645 c.p.c., che il difensore debba depositare in veste di notificante in proprio ex L. 53/94: anche in tale ipotesi, l’errore in discussione non costituisce un problema dacché, per la natura stessa del deposito, lo stesso sarà regolarmente accettato, sussistendo le condizioni del caso.

Pur valutando i due casi appena esaminati come “non gravi”, va tuttavia considerato che il messaggio di esito dei controlli recherà la stessa dicitura (“numero di ruolo non valido”) sia nell’ipotesi sopra esaminata di corretta selezione dei tre parametri, sia nel caso (patologico, invece!) di errata selezione anche di uno solo di essi.

7.         Ecco che assume una fondamentale importanza l’attenta lettura dell’ EsitoAtto.xml, ed anche eventualmente di DatiAtto.xml.

Come si è visto, EsitoAtto.xml:

• Reca al suo interno il numero di ruolo del fascicolo cui il deposito è stato indirizzato;
• Proviene dall’indirizzo PEC dell’ufficio giudiziario cui il deposito è stato diretto.

Un primo esame potrà essere condotto attraverso la sola lettura di tale documento e dell’indirizzo dell’ufficio “mittente” della PEC di esito dei controlli.

8.         Un esame più approfondito (e decisivo) va condotto invece attraverso l’esame del DatiAtto.xml, vale a dire di quel documento che viene generato dai software redattori a corredo di tutte le buste telematiche di deposito, al cui interno sono contenute tutte le informazioni del caso.

Detto per inciso, l’esame del DatiAtto.xml è indispensabile per la corretta valutazione di tutti gli errori, e non solo di quello in parola, sicché può essere utile imparare a leggerlo ed interpretarlo.

A tal uopo, sarà utile esaminare un esempio di tale documento. Nell’immagine che segue, il DatiAtto.xml si riferisce ad una costituzione in giudizio, come emerge dalla dichiarazione dello schema adoperato subito dopo il prologo (seconda riga), dove viene anche precisato che non è stata selezionata l’urgenza, mediante flag dell’apposita casella (urgente=false; se fosse stata selezionata l’urgenza, in luogo di “false” sarebbe stato scritto “true”).

Alla terza riga vengono quindi indicati (casella colorata in rosso) l’ID dell’ufficio ed il registro; nella quarta e nella quinta, poi, rispettivamente il numero di ruolo e l’anno:

Nei riquadri che abbiamo poi colorato rispettivamente in giallo, marrone e blue sono riportati tutti i dati relativi ai documenti allegati alla busta (IndiceBusta), i dati della parte (che è necessario indicare soltanto nei casi di costituzione in giudizio o di variazioni anagrafiche, e della parte.

Soffermandoci sull’IndiceBusta, la lettura del relativo blocco evidenzia, nel caso in esame, che risultano depositati l’atto principale, la procura alle liti e quattro allegati semplici e di ciascuno di essi viene indicato un identificativo univoco. Nella fattispecie, il redattore adoperato ha utilizzato un codice GUID (Globally Unique Identifier, identificatore unico globale)[2], cioè un numero pseudo-casuale usato nella programmazione software e soprattutto negli xml, per poter distinguere vari oggetti: numero cui i redattore antepone, per propria scelta, il prefisso “part”.

Anche alla luce delle recenti modifiche apportate al Provvedimento DGSIA del 16/4/2014 e dell’art. 19-ter introdotto con l’art. 1 del decreto 28/12/2015, i predetti “Guid” assumono un’importanza fondamentale, dacché rappresentano l’elemento di congiunzione tra le attestazioni di conformità separate ed il documento attestato conforme.

Tornando al tema principale ed all’errore qui esaminato (numero di ruolo non valido), sarà fondamentale la verifica dei dati inseriti nel blocco

<pt:procedimento    </pt: procedimento

ossia nei riquadri colorati nella figura in rosso ed in verde.

Onde risalire alla corrispondenza ID ufficio e ufficio giudiziario selezionato, si potrà consultare la tabella qui allegata.

Il DatiAtto.xml, per chi adoperi come redattore SLPCT, viene salvato nella cartella documenti/slpct/codicefiscale/anno/identificativo e lo si rinverrà come allegato all’atto principale del relativo deposito.

9.         E’ opportuno, infine, soffermarsi su alcuni suggerimenti operativi onde ridurre al minimo il margine di errore nella formazione delle buste telematiche.

Anzitutto, in fase di creazione della busta, vanno attentamente selezionati “Registro” e “Ruolo”

Va poi, nella schermata successiva, verificata la corretta selezione dell’ufficio giudiziario destinatario del deposito, dacché i software redattori generalmente conservano in memoria l’ultimo ufficio selezionato:

Negli appositi campi,  andrà quindi attentamente scritto il numero di ruolo e l’anno e, nelle fasi conclusive della creazione della busta telematica, bisognerà porre particolare attenzione alla  verifica dei dati, laddove il redattore permette di confrontare visivamente il contenuto dell’atto principale e quello del DatiAtto.xml che si sta generando