Le novità nel Processo Civile Telematico – settembre 2024

Le novità nel Processo Civile Telematico introdotte dalle Specifiche Tecniche di cui al Provvedimento DGSIA del 2 agosto 2024

Che cosa cambia e che cosa non cambia dal 30 settembre 2024

Introduzione

Il 7 agosto 2024 sono state pubblicate sul Portale dei Servizi Telematici del Ministero della Giustizia le nuove specifiche tecniche relative al processo civile telematico, in sostituzione di quelle del 14 aprile 2014.

Il nuovo Provvedimento si caratterizza, anzitutto, per un riordino generale con la soppressione delle numerazioni “bis” e “ter” di alcune norme, con l’attribuzione agli articoli di una numerazione cardinale consecutiva univoca. Per effetto di tali modifiche, ad esempio, le norme che regolavano nel vecchio provvedimento, rispettivamente, le notifiche telematiche degli avvocati e le attestazioni di conformità separate, vale a dire gli articoli 19-bis e 19-ter, sono ora trasposte negli articoli 26 e 27.

Le modifiche più rilevanti e sostanziali sono, tuttavia, altre, e possono essere distinte in tre gruppi:

1. l’ampliamento delle dimensioni massime delle buste telematiche;
2. l’ampliamento del novero dei formati documentali suscettibili di deposito telematico;
3. l’accettazione automatica di alcuni depositi telematici.

1. L’ampliamento a 60 MB della dimensione massima della busta di deposito telematico

Va premesso che, con una nota pubblicata sul PST il 16 settembre 2024, il Direttore Generale ha provveduto ad una rettifica dell’art. 17, co. 4, chiarendo che la dimensione massima di 60 MB, che indica il peso informatico massimo suscettibile di deposito, si riferisce all’ Atto.enc e non alla “busta telematica”. La precisazione è tutt’altro che cavillosa; essa, anzi, cela la correzione di un refuso presente anche nelle vecchie specifiche che, riferendosi alla dimensione massima di 30 MB, menzionavano – come quelle del 2 agosto 2024 nell’originaria versione – la busta telematica.

Al riguardo, occorre una premessa.

All’art. 17, comma 2, si legge che la “busta telematica” è un “file in formato MIME che riporta tutti i dati necessari per l’elaborazione da parte del sistema ricevente (gestore dei servizi telematici); in particolare la busta contiene il file Atto.enc, ottenuto dalla cifratura del file Atto.msg, il quale contiene a sua volta” l’indice busta, il datiatto.xml, l’atto principale, e gli allegati. La busta telematica, quindi, non è altro che il messaggio PEC di invio, in quanto essa, come detto, “contiene il file Atto.enc“.

Tuttavia, il messaggio di invio – come qualunque messaggio PEC – deve necessariamente convertire gli allegati (e, quindi, l’Atto.enc) in formato “base64”, il che determina un aumento della dimensione del messaggio di ⅓ circa, sicché la “busta telematica” peserà all’incirca 4/3 rispetto all’Atto.enc. Così stando le cose, se il limite di 60 MB si fosse riferito alla busta telematica, la dimensione massima dell’Atto.enc  sarebbe limitata a soli 40 Mb.

Nella figura che segue, è evidenziato il calcolo della dimensione di Atto.enc operata da uno dei redattori più diffusi, SLpct: a fronte di documenti che pesano complessivamente 41,3 MB, si genera un Atto.enc di 58.62 MB:

mentre, in questa successiva immagine, è possibile riscontrare l’effettiva dimensione della “busta telematica” dopo la codifica degli allegati, che diventa di quasi 78 MB:

Come si può constatare, a fronte di documenti che pesano complessivamente 43 MB, si genera un Atto.enc di 56,82 MB (e, quindi, rientrante nei limiti consentiti), mentre il peso informatico della busta telematica ascende a 77,9 MB.

Con la rettifica del 16 settembre 2024 è stato quindi chiarito che l’Avvocato, nell’effettuare un deposito telematico, deve verificare che la busta cifrata “Atto.enc” generata dal redattore sia di peso informatico inferiore o pari a 60 Mb, dovendo, diversamente, ricorrere ai depositi multipli complementari.

2. I nuovi formati documentali ammessi

Una seconda novità riguarda l’espressa menzione del formato PDF/A, ora espressamente previsto, accanto al PDF, sia per l’atto principale che per la procura alle liti. Quanto a quest’ultima, viene colmata una lacuna delle precedenti specifiche, che nulla disponevano al riguardo, per quanto fosse pacifico nella prassi la necessità di utilizzo di tale formato.

Quanto agli allegati, nella tabella che segue le principali novità, che riguardano essenzialmente i formati documentali ammessi (video ed audio, in particolare,  oltre al DICOM, relativo alla diagnostica per immagini) per gli allegati:

3. L’accettazione automatica dei depositi

Sintesi delle Operazioni Automatiche:

• L’atto viene ricevuto, verificato e accettato senza intervento umano, se rientra tra quelli elencati nelle specifiche tecniche.
• La registrazione dell’atto avviene automaticamente nello storico del fascicolo.
• Gli errori tecnici o operativi, se presenti, interrompono il processo di accettazione automatica e richiedono l’intervento della cancelleria.

3.1 Atti soggetti ad accettazione automatica

L’accettazione automatica dei depositi introduce nel PCT – per quanto limitata, come si dirà di qui a breve, solo ad alcune tipologie di atti – una funzionalità che è già da tempo in essere nel processo amministrativo telematico, vale a dire l’ingresso nel fascicolo telematico di atti senza che sia necessaria attività alcuna da parte del cancelliere.

Di seguito l’elenco di atti che seguiranno il meccanismo descritto:

3.1.1. Rito ordinario di cognizione

• Memoria ex art. 171-ter, n. 1
  • Evento associato: M171 – MEMORIA EX ART. 171-TER N.1
• Repliche ex art. 171-ter, n. 2
  • Evento associato: R171 – REPLICHE EX ART. 171-TER N.2
• Controrepliche ex art. 171-ter, n. 3
  • Evento associato: C171 – CONTROREPLICHE EX ART. 171-TER N.3
• Istanza di accoglimento della domanda (art. 183-ter c.p.c.)
  • Evento associato: I183 – ISTANZA DI ACCOGLIMENTO DOMANDA
• Istanza di rigetto della domanda (art. 183-quater c.p.c.)
  • Evento associato: J183 – ISTANZA DI RIGETTO DELLA DOMANDA
• Memoria istruttoria ex art. 183 u.c. c.p.c.
  • Evento associato: DMIS – MEMORIA ISTRUTTORIA EX ART. 183
• Memoria di replica ex art. 183 u.c. c.p.c.
  • Evento associato: DMRP – MEMORIA DI REPLICA EX ART. 183
• Deposito documenti autorizzati in udienza
  • Evento associato: DDAU – DEPOSITO DOCUMENTI AUTORIZZATI
• Deposito note scritte in sostituzione udienza
  • Evento associato: DNSU – DEPOSITO NOTE SCRITTE
• Note scritte PC
  • Evento associato: DNPC – NOTE SCRITTE PC
• Note conclusionali
  • Evento associato: NCON – NOTE CONCLUSIONALI
• Comparsa conclusionale ex art. 190 c.p.c.
  • Evento associato: DQ – DEPOSITO COMPARSE CONCLUSIONALI
• Memoria di replica ex art. 190 c.p.c.
  • Evento associato: DD – DEPOSITO MEMORIE DI REPLICA

3.1.2  Rito famiglia, persone e minori

• Deposito memoria ex art. 473-bis.17, c.1 c.p.c.
  • Evento associato: P473 – DEPOSITO MEMORIA ART. 473-bis.17
• Deposito memoria ex art. 473-bis.17, c.2 c.p.c.
  • Evento associato: S473 – DEPOSITO MEMORIA ART. 473-bis.17
• Deposito memoria ex art. 473-bis.17, c.3 c.p.c.
  • Evento associato: T473 – DEPOSITO MEMORIA ART. 473-bis.17

3.1.3 Giudice di pace

• Deposito istanza ex art. 186-bis c.p.c.
  • Evento associato: X1 – DEPOSITO ISTANZA EX ART. 186 BIS
• Deposito istanza ex art. 186-ter c.p.c.
  • Evento associato: X2 – DEPOSITO ISTANZA EX ART. 186 TER
• Deposito istanza ex art. 186-quater c.p.c.
  • Evento associato: X3 – DEPOSITO ISTANZA EX ART. 186 QUATER
• Richiesta di fissazione termine per note in sostituzione udienza
  • Evento associato: DRTNS – RICHIESTA FISSAZIONE TERMINE
• Opposizione al termine per note in sostituzione udienza
  • Evento associato: ONSU – OPPOSIZIONE AL TERMINE
• Deposito note scritte in sostituzione udienza
  • Evento associato: DNSU – DEPOSITO NOTE SCRITTE
• Deposito memorie
  • Evento associato: DN – DEPOSITO MEMORIE

3.1.4  Atti SIECIC – Registro Esecuzioni Concorsuali

• AttoGenericoCCIPU

• Questo atto generico è utilizzato per depositi vari relativi alle esecuzioni concorsuali.

• DepositoMemorie

• Evento associato: CMEMO – DEPOSITO MEMORIE

• RinunciaDebitore

• Evento associato: CDES2 – DEPOSITO RINUNCIA DEL DEBITORE

• DepositoRimessioneTermini

• Evento associato: CIDRT – ISTANZA DI RIMESSIONE NEI TERMINI

• DepositoNotaSpese

• Evento associato: DEPNS – DEPOSITO NOTA SPESE

• DepositoIstanzaLiquidazionePatrocinio

• Evento associato: PSHP – DEPOSITO ISTANZA DI LIQUIDAZIONE

• IstanzaGenericaCCIPU

• Questo atto generico viene utilizzato per una serie di richieste specifiche nell’ambito delle esecuzioni concorsuali.

Sottocategorie specifiche:

• AmmAnticipataPSS
  • Evento associato: PSSIAA – ISTANZA DI AMMISSIONE ANTICIPATA DA PARTE DEL COA
• AnticipazioneUdienza
  • Evento associato: IAU – ISTANZA DI ANTICIPAZIONE UDIENZA
• AutorizAttiStraordAmm
  • Evento associato: CASTR – ISTANZA DI AUTORIZZAZIONE A COMPIMENTO ATTI DI STRAORDINARIA AMMINISTRAZIONE
• AutorizPagamCredPregressi
  • Evento associato: IAPCP – ISTANZA AUTORIZZAZIONE PAGAMENTO CREDITI PREGRESSI
• ConfermaMisureProtettive
  • Evento associato: ICMP – ISTANZA DI CONFERMA MISURE PROTETTIVE
• DifferimentoUdienza
  • Evento associato: IDU – ISTANZA DI DIFFERIMENTO UDIENZA
• RevocaMisureCautelari
  • Evento associato: IRMC – ISTANZA DI REVOCA DELLE MISURE CAUTELARI
• PartecProcAffidamentoContrPubb
  • Evento associato: IPPACP – ISTANZA DI PARTECIPAZIONE PROCEDURA AFFIDAMENTO CONTRATTI PUBBLICI
• ProrogaMisureProtettive
  • Evento associato: IPMP – ISTANZA DI PROROGA MISURE PROTETTIVE
• RevocaMisureProtettive
  • Evento associato: IRMP – ISTANZA DI REVOCA DELLE MISURE PROTETTIVE
• SospensioneContrattoPendente
  • Evento associato: ISCP – ISTANZA SOSPENSIONE CONTRATTO PENDENTE
• TermineIntegDomComposizCrisi
  • Evento associato: ITIDCC – ISTANZA TERMINE INTEGRAZIONE DOMANDA COMPOSIZIONE CRISI

3.1.5  Atti SIECIC – Registro Esecuzioni Individuali

1. AttoGenerico
   • Questo atto generico copre una varietà di richieste relative alle esecuzioni individuali.
2. DepositoIstanza41TUB
   • Evento associato: I8DI55 – DEPOSITO ISTANZA (EX. ART. 41 L. 385/93)
3. DepositoRinunciaEsecuzione
   • Evento associato: IRIIN – RINUNCIA ALL’ESECUZIONE
4. DepositoRinunciaMandato
   • Evento associato: IRIMA – RINUNCIA AL MANDATO DELL’AVVOCATO
5. DepositoNotaSpese
   • Evento associato: DEPNS – DEPOSITO NOTA SPESE

3.1.6 Atti cassazione

• AccettazioneRinunciaRicorso;
• AvvisoRicevutaNotificaRicorso;
• AvvisoRicevutaNotificaControricorso;
• DepositoExArt372;
• DefinizioneAgevolataL130_2022;
• DocumentiCondonoFiscale;
• IstanzaAnticipazioneUdienza;
• IstanzaAssegnazioneSezioniUnite;
• IstanzaCessazioneMateriaContendere;
• IstanzaPatrocinioASpeseDelloStato;
• IstanzaRimborsoSpeseGiustizia;
• IstanzaRinnovoNotificaRicorso;
• IstanzaRinvioUdienza;
• IstanzaRiunioneRicorsi;
• IstanzaSollecitaFissazione;
• IstanzaSospensioneExL197_2022;
• IstanzaSospensioneGiudizio;
• IstanzaSospensioneL130_2022;
• IstanzaTrattazioneL130_2022;
• IstanzaTrattazionePubblicaUdienza
• Memoria378;
• Memoria380bis1;
• Memoria380ter;
• ProduzionePagamentoExL197_2022;
• ProvvedimentoImpugnato;
• RicorsoRinnovoNotifica;

3.2    Atti non soggetti all’accettazione automatica

Viceversa, NON saranno suscettibili di accettazione automatica le seguenti categorie di atti del processo:

1. Atti che richiedono la corretta individuazione dell’evento da registrare:
   • Questi atti non sono associati direttamente a un evento specifico nel sistema e potrebbero essere collegati a più eventi. Per tale motivo, è necessario un intervento della cancelleria per associare manualmente l’atto depositato all’evento appropriato.
2. Atti che richiedono il completamento manuale dei dati:
   • Gli atti che necessitano di verifiche o integrazioni sui dati (ad esempio, il controllo di codici fiscali delle parti o altri dettagli) non possono essere accettati automaticamente. La verifica manuale è indispensabile per evitare errori successivi, che potrebbero richiedere ulteriori correzioni formali.
3. Buste con depositi complementari:
   • Quando un deposito contiene atti che sono parte di una sequenza o che sono collegati tra loro, la gestione richiede un’attenta valutazione. Non possono essere accettati automaticamente in quanto è necessaria una verifica della coerenza e completezza del deposito.
4. Atti che comportano transiti di stato:
   • Questi atti modificano lo stato procedurale del fascicolo. Il loro trattamento automatico è complesso e richiede l’intervento della cancelleria per gestire eventuali transizioni tra stati procedurali e ripristini di stati precedenti.
5. Atti specifici della Corte di Cassazione non soggetti ad accettazione automatica

• Atti che richiedono il completamento manuale dei datioppure un’attività di necessaria verifica della correttezza/completamento dei dati del deposito proprio al fine di evitare interventi correttivi/integrativi manuali successivi (es. denominazioni, codici fiscali delle parti ecc.), se non addirittura l’apertura di procedimenti di correzione errore materiale.
• i depositi che hanno un deposito o una sequela di depositi 
• Ricorso;
• RicorsoErroreMateriale;
• RevocazioneExArt391ter;
• RevocazioneExArt391quater;
• Controricorso;
• ControricorsoIncidentale;
• IntegrazioneAnagrafica;
• IntegrazioneSpeseGiustizia;
• SegnalazioneErroreMateriale;
• RicorsoPerSaltum;
• AttoRichiestaVisibilita;
• IstanzaOpposizione380bis;

3.3    Il flusso degli atti soggetti ad accettazione automatica

Il flusso degli atti soggetti ad accettazione automatica, come descritto nel documento che hai fornito, prevede i seguenti passaggi principali:

3.3.1. Invio del Deposito

• L’avvocato deposita l’atto tramite i redattori e l’invio finale della PEC, utilizzando, quindi, i canali e le procedure già attualmente previste per il deposito telematico.

3.3.2. Ricezione del Deposito

• Il sistema riceve il deposito e inizia le verifiche automatiche preliminari, come l’associazione dell’atto al fascicolo corretto e il controllo della tipologia di atto.

3.3.3. Verifica delle Condizioni per l’Accettazione Automatica

• Il sistema verifica se l’atto rientra tra quelli soggetti ad accettazione automatica, in base alle specifiche tecniche adottate il 2 agosto 2024. Se l’atto rientra tra quelli idonei e non richiede intervento manuale (ad es., controllo su eventi specifici o dati aggiuntivi), il sistema procede all’accettazione automatica.

3.3.4. Accettazione Automatica

• Una volta verificata l’idoneità dell’atto, il sistema associa automaticamente l’atto all’evento corrispondente nel fascicolo senza l’intervento della cancelleria. L’evento viene automaticamente registrato nello storico del fascicolo.

3.3.5. PEC di Conferma

• Vengono inviate all’avvocato le consuete 4 PEC per comunicare lo stato del deposito. Le PEC inviate sono:
  1. Ricevuta di accettazione della PEC (RA)
  2. Ricevuta di avvenuta consegna della PEC (RAC)
  3. Esito dei controlli automatici del deposito
  4. Esito dell’accettazione del deposito, con specifica della modalità di accettazione (automatica).
• Con l’invio quarta pec contenente l’accettazione, sia in caso di accettazione in maniera automatica e sia a seguito dell’intervento di cancelleria, il momento di perfezionamento del deposito decorrere dal momento in cui è stata generata la ricevuta di accettazione da parte del gestore di posta elettronica certificata del depositante, ai sensi dell’articolo 6, comma 1, del d.p.r. 11 febbraio 2005, n. 68.

3.3.6. Lato cancelleria: la consultazione nella Sezione “Gestione depositi accettati automaticamente”

• Una nuova sezione, denominata “Gestione depositi accettati automaticamente”, permette alla cancelleria di visualizzare e consultare tutti i depositi accettati automaticamente. In questa sezione, la cancelleria può eseguire tutte le operazioni già previste per i depositi, come inviare notifiche, pubblicare l’atto, o mettere il fascicolo in visione al magistrato.

3.3.7. Verifica dell’accettazione nella “Gestione depositi”

• I depositi accettati automaticamente vengono marcati con un nuovo stato “Accettato automaticamente”. Questo stato indica che il sistema ha completato con successo l’accettazione del deposito. Nel caso in cui l’accettazione automatica fallisca (es., per errori tecnici), il deposito rimarrà nella sezione “Gestione depositi”, dove potrà essere lavorato manualmente dalla cancelleria.

3.3.8. Visualizzazione degli Errori

• Se il sistema rileva degli errori durante l’accettazione automatica, questi vengono registrati e il deposito passa allo stato di “Errore”. In questi casi, l’accettazione dovrà essere completata manualmente dal personale di cancelleria.